El 16 de Mayo de 2016 Google ha lanzado oficialmente Spaces, una pequeña herramienta para compartir información en grupos que podemos configurar nosotros mismos, haciendo una mezcla entre el concepto de Pinterest y una aplicación de chat al uso, por lo que hemos estado probándola y comprobar cuáles son los usos de Google Spaces para empresa.

¿Qué es Google Spaces?

En el blog oficial de Google hablan de los motivos que llevó a Google a crear Google Spaces:

Queríamos diseñar una mejor experiencia a la hora de compartir en grupo, así que hicimos una nueva aplicación llamada Spaces que permita a la gente compartir instantáneamente cualquier tema.

Con Google Spaces para empresa, encontrar y compartir artículos, vídeos e imagen es simple para tu organización

, y sin necesidades de dejar la app ya que integra Google Search (el propio buscador), YouTube y Google Chrome.

Resumiendo a nuestra forma: para nosotros Google Spaces para empresa es una aplicación que permite chatear con tus contactos y compartir información que encuentras por Internet, rápida y sencilla, que permite crear hilos de conversación alrededor de los diferentes contenidos que compartes.

¿Cómo funciona Google Spaces?

Vamos a ser prácticos con un ejemplo para hablar de Google Spaces para empresa: Sois un grupo de amigos que tenéis que organizar un viaje. Surge la típica escena donde cada uno ve un hotel por su cuenta, y comparte en Facebook la información, o ve un monumento interesante que ver y lo comparte en el grupo de Whatsapp, pero al compartir la información de cualquier de estas formas, lo único que haces es crear un único hilo donde la gestión de la información puede ser una locura, ya que todo el mundo opina uno encima de otro.

En Google Spaces crearías un grupo (por ejemplo “Viaje a Roma”) y cada uno sube por ejemplo, el vínculo del hotel que has visto, otro sube un artículo de blog que recopila los siete restaurantes mejores donde comer, y otro amigo pone un vídeo de esa escena de La Dolce Vita que todos recordamos.

La ventaja estaría que si yo quiero poner “que me gusta esa película” lo hago en el hilo de mensaje del contenido de Youtube, y si quiero decirle a mi amigo que iremos a uno de esos cinco restaurantes, lo hago en el hilo de mensajes en torno a al publicación de ese blog en nuestro grupo, sin necesidad de ir mezclando mensajes.

En esta función que acabamos de comentar, nos recuerda un poco a Pinterest, ya que creamos una especie de “tablero” con dintintos hitos (como pines de Pinterest), con la ventaja de que podemos chatear en torno a ello.

Ejecutamos #GoogleSpaces en nuestros teléfonos para compartir contenidos de la oficina #app #apps #marketing #technology #software

Un vídeo publicado por C2DigitalAgency (@c2digitalagency) el

Además, una ventaja es que esta aplicación es multiplataforma, por lo que podemos usarla en nuestra tablet o smartphone de Apple o Android, y a través de nuestro equipo de escritorio (pq o portátil usando la web)

Pasos que hay que dar para usar Google Spaces para empresa

Paso 1 – Acceder a Google Spaces

Entrar en la página http://spaces.google.com en tu navegador o descargarte la app para Android o para iOS. Recuerda que para usar Google Spaces deberás de tener una cuenta de Gmail.

Paso 2 – Crear un espacio

Una vez que ejecutas la aplicación, te sale un cuadro para iniciar un ESPACIO, ponerle nombre a ese espacio e invitar a participantes a él.

vista de la pantalla de "Espacios" de Google Spaces

vista de la pantalla de “Espacios” de Google Spaces

Nosotros hemos hecho un grupo llamado “C2 Digital Agency” para compartir las novedades que afectan a la marcha de nuestra empresa, como noticias corporativas que nosotros generamos o que son de nuestro interés, con el objetivo de usarlas posteriormente en nuestras redes sociales.

Una vez que se crea el espacio y los asistentes se van añadiendo, podrás ver una zona llamada ACTIVIDAD donde se va reflejando el historial de cosas que se van haciendo dentro de ese espacio.

Paso 3 – Añadir contenido

Una vez que se añade el contenido dentro del espacio, los distintos ítems se van ordenando uno encima de otro con los últimos mensajes a la derecha

Una vez que se añade el contenido dentro del espacio, los distintos ítems se van ordenando uno encima de otro con los últimos mensajes a la derecha

Anteriormente hemos dicho que Google Spaces integra en la misma herramienta Google Chrome, Google Search y Youtube, por lo que el contenido que se puede adjuntar en cada espacios puede ser:

  • Vínculos:  si usamos Google Spaces en el ordenador, deberemos de usar el copia/pega de toda la vida para poner páginas web en nuestro espacio.
  • Textos: si simplemente queremos añadir un texto, y a partir del mismo crear un hilo de contenido, podremos hacerlo, aunque no tenemos aún opciones de formato de texto (no podemos poner negritas, subrayados, etc…)
  • Fotos: podemos elegir una foto de nuestra galería. Si queremos usar una foto que queremos hacer en ese momento, deberíamos de hacerla con nuestra app habitual de nuestro smartphone, y buscarla desde Spaces con la galería. Suponemos que con el tiempo habilitarán la opción de subir una foto directamente desde la app. También busca fotos que tengamos subidas a Google Photos.
  • Vídeos de Youtube: Podremos incluir vídeos que estén subidos a Youtube. Desde la app de móvil la búsqueda es mucho más fácil.

Paso 4 – Conversaciones

Vista del hilo de conversación que se crea a partir de una información compartida en un "espacio"

Vista del hilo de conversación que se crea a partir de una información compartida en un “espacio”

Una vez que hayamos añadido algunos de los contenidos que antes mencionamos, podremos crear hilos de conversación en torno a esos contenidos. Para crear esas conversaciones, podemos responder con:

  • Texto plano
  • Enlaces
  • Imágenes guardadas en nuestra galería
  • Imágen tomada en ese momento con la cámara del dispositivo
  • Stickers (al más puro estilo Line o Telegram. En este caso son los stickers de Google Hangout)

Usos de Google Spaces para empresa

Una vez aclarado cómo funciona Google Spaces, podemos usar Google Spaces para empresa de las siguientes maneras:

EJEMPLO 1: Crear un grupo para compartir información comercial

Los miembros de la empresa que manejen información comercial, pueden estar sincronizados con esta herramienta: podemos crear un espacio con el nombre del cliente, y el ejecutivo de cuentas o account manager puede invitar al resto de personas del equipo que tienen algo que ver en el proceso comercial. Por ejemplo, si por casualidad uno de esos integrantes lee una noticia sobre el cliente en la que se habla de un incremento de ventas, la puede añadir ahí, para que el comercial en su visita tenga un argumento a la hora de defender el precio. O el comercial a la salida de la reunión con el cliente, puede dejar un rápido feedback en Google Spaces para que los que colaboran con él sepan qué ha ocurrido, y tomen alguna decisión rápida, por ejemplo, compartir en ese instante una imagen que sea una captura de pantalla interesante para reforzar los argumentos de venta.

EJEMPLO 2: Crear un grupo para compartir información que publicar en las redes sociales de la empresa

En una empresa de cierta estructura, las tareas de community management se distribuyen entre dos o más personas. Podemos crear un grupo llamado “Social Media Hits” que lo formen todas aquellas personas de la empresa que pueden crear información relevante para compartir en medios sociales. Si trabajamos en una consultora donde se tocan diferentes áreas (fiscal, administración, marketing….) podemos invitar a diferentes miembros de la empresa para que pongan un enlace de una página de terceros y ellos mismos lo comenten, para ayudar en la labor de crear contenido propio dando referencias de calidad ya filtradas por técnicos especialistas dentro de la misma organización.

EJEMPLO 3: Crear grupo de mejora de nuestro ecommerce

Si creamos un espacio que se llame por ejemplo “productos de la tienda online”, podemos invitar a todos aquellas personas que suben productos a la tienda online y a nuestros departamento de compras, para que se compartan datos interesantes sobre los productos que vendemos.

EJEMPLO 4: Crear un grupo para compartir novedades e información corporativa de la empresa

Podemos crear un grupo con todos nuestros empleados, para compartir información corporativa relevante: una nueva noticia de nuestro blog, una noticia del ayuntamiento que afecta a la zona de aparcamientos, etc.

Importante a tener en cuenta:

  • Google Spaces cuando muestra la información de una página web, coge la imagen destacada y el título de la página, por lo que nos obligará a ver qué imagen destacada tenemos y qué hemos puesto de título.
  • Para usar Google Spaces es necesario tener una cuenta de Gmail
  • Sólo podemos usar Google Spaces en dispositivos Android y iOS, además de en el navegador web en los equipos de escritorio.

Fuentes para el artículo de Google Spaces para empresa: